Эффективные методы тайм-менеджмента.

• Почему тайм-менеджмент важная составляющая нашей жизни.
• 9 эффективных методов планирования.
• Заключение.

И снова про тайм-менеджмент, вы спросите почему? Ответ прост – в сутках всего лишь двадцать четыре часа, и чтобы все успеть, необходимо что-то делать, что-то знать, что-то применять! Тайм-менеджмент или управление временем всегда открывает для нас дополнительные возможности и расширяет временные коридоры. Конечно, для начала необходимо будет затратить некоторое время, чтобы освоить перечисленные нами методы, но знайте, потом эти потери восполняться и вернутся самым эффективным образом. Очень точно сказал про время американский бизнесмен и писатель Харви Маккей: «Время бесплатно, но оно бесценно. Вы не можете владеть им, но вы можете им пользоваться. Вы не можете сохранить его, но вы можете потратить его. Однажды потеряв его, вы никогда не сможете его вернуть». С одной стороны печально, с другой истинная правда, поэтому нам необходимо сделать все, чтобы наше время не ускользнуло от нас, а было использовано с пользой и большой выгодой для нашей жизни. А в этом нам помогут простые методы тайм-менеджмента, перечисленные ниже, они помогут нам систематизировать наш день и подарят драгоценные минуты свободы. Давайте уважать время друг друга и без промедления начинать. Итак:

1. План дня. Самое простое, что мы можем сделать – это записать все предстоящие дела на день вперед. Это не ноу-хау, однако всегда работает и приносит заметную пользу. Особенно вы чувствуете радость, когда вычеркиваете то, что уже выполнено. План можно составлять по часам, записывая в ежедневник, используя мобильные или электронные версии планировщиков. Лично я, очень люблю еженедельник-планинг, он лежит на столе, а я заношу в него все что необходимо выполнить и наглядно вижу всю неделю. Все что выполнено вычеркиваю и наслаждаюсь тем, какая я молодец и сколько всего мне удалось выполнить. В данном формате очень просто вносить какие-то изменения и делать резервы времени.
2. Приоритеты. Не все задачи дня важные, мы об этом знаем, что-то нужно сделать без промедления, а что-то мы можем спокойно перенести на завтра – послезавтра. Поэтому, как только сформировали план дня, расставляем приоритеты и начинает выполнение с важных задач. Для расстановки приоритетов нам может помочь техника «матрица Эйзенхауэра» (о ней мы писали ранее). Если хотите более простой способ, то весь список дел проранжируйте по степени важности, начиная от самой важной задачи и заканчивая наименее ценной. Как только список сформирован, начинайте выполнение с самого начала. Таким образом, даже если вы не сможете сделать все, останутся только менее значимые дела, которые можно перенести на другой день. 
3. Параллели. Некоторые дела не выполняются сразу, надо ждать ответа от кого-то, дополнительные данные, встречи и т. п. Большой ошибкой планирования является, когда мы просто сидим и ждем: «А что я могу сделать, пока Вася не пришлет отчет…» Именно для таких ситуаций существуют параллели в планировании. Например, вы ждёте отчета, но у вас также есть другие задачи: провести переговоры по телефону; самим сделать отчет; разобраться на столе; отвести контракт заказчику – да все что угодно. Поверьте, очень много дел, которые можно запараллелить и не терять время. Вы скажете: «Конечно, так можно, но без данных, которые я жду, я не могу начать составлять презентацию, а мне надо сегодня сделать только её.» - и тут большая ошибка! Вы можете начинать делать презентацию: определиться с фоном и макетом; сделать разметки страницы и шаблоны; найти необходимые иллюстрации; составить шаблоны графиков и диаграмм; разместить дополнительную информацию. И когда ваш коллега Вася пришлёт данные, вы просто за пять минут вставите значения, и презентация будет готова. Это наглядный пример, точно также можно запараллелить массу задач, просто немного подумайте и задайтесь вопросом: «Что в данный момент я могу сделать, чтобы не терять время!»
4. «Красные часы». Каждый день оставляйте один-два часа в резерве, не планируйте в это время никаких задач. По опыту, обязательно в течение дня возникнет что-то архиважное, требующее вашего немедленного включения. Обычно, такие срочные задания рушат наши планы и поглощают время. А если у вас есть резерв по имени «красный час» - вы защищены от подобного влияния. Если же архиважного не всплывает, у вас просто будет дополнительное время на другие задачи, ну или чашечку кофе за приятной беседой с коллегами. 
5. Отвлекающие факторы. Существуют моменты, поглощающие наше время. Это может быть все, от болтливой коллеги из финансового департамента, до соцсетей и домашних, которые без вас просто не могут. Поэтому мы должны узнать «врага» в лицо, проанализировать, куда исчезает наше драгоценное время и постараться ограничить влияние этих факторов. Шаг первый: анализируем на примере определенного дня. Почему не успели что-то сделать; как отвлекались; кто отвлекал. Шаг второй: подумайте, что можно сделать с этим, какие факторы исключить совсем, какие оставить. Шаг третий: запланируйте для важных отвлекающих факторов время. Да вы не ослышались, некоторые отвлечения тоже важны, как например, позвонить ребенку, узнать вернулся ли он из школы и дать Ц. У. по поводу обеда. Все остальное, что реально отвлекает и не приносит пользы: соцсети, пустая болтовня и т. п. - позволяйте себе только, если досрочно выполнена задача и у вас есть небольшой промежуток времени до следующей, ну или день уже почти подошел к концу, а вы так и не потратили свои «красные часы». Хотя, начать выполнять какую-то задачу будущего дня, более эффективно и полезно, не так ли? 
6. Электронная почта – не приоритет! Очень многие делают большую ошибку с самого утра. Как только приходят на работу, открывают электронную почту и погружаются в чтение писем. Если данная процедура не запланирована, то она отнимает колоссальное количество времени и сил. Представьте, с утра вы получили 50 писем, прочитать каждое - пусть 30 секунд и сразу 25 минут потеряно! Но прочитать недостаточно, нужно отвечать, на какие-то быстро однозначно, каким-то отправить необходимый документ, а его нужно сначала найти или запросить…. Таким образом, несколько часов с самого утра мы теряем, потом устаем, потом обед и день, простите, «коту под хвост»! Что делать? Во-первых, для электронной почты отведите определенное время в графике, лучше это делать во второй половине дня после обеда, когда вы немного «ленивы» и приступать к каким-то большим задачам не очень настроены. Во-вторых, если вы думаете, что почту необходимо проверить с утра, вдруг что-то важное пропустите. Поверьте, если там реально будет что-то важное, требующее немедленного ответа, вам позвонит автор письма и напомнит о себе. 
7. «НЕТ!» Гордое и жесткое слово «нет» - нужно уметь произносить, без него в бизнес-кругах просто не выжить. Если у вас запланирован день, есть определённые задачи, а кто-то прибежал и просит помощи, содействия, сотрудничества – смело отказывайте! Предлагайте время, когда удобно вам, у вас же есть резервы. Если вам неудобно сейчас, просто скажите об этом и уточните время, когда вы сможете посвятить себя другой задаче. Кто-то скажет: «С коллегами-то просто, а вот что с Боссом делать, он все время врывается в расписание в самый неудобный момент!» Тут ответ точно такой же. Есть задачи архиважные, которые нам придётся выполнить, в ущерб делам настоящим или использовать «красные часы». Но есть просто «хотелки» Босса, которые делают много шума, но не несут значимости для департамента или компании. Поэтому, Боссу также, серьезно и мягко говорим «нет», и о том, что в данный момент выполняем его вчерашнее распоряжение, как только появиться возможность, сразу же займемся новой задачей. Поверьте, настоящие руководители, очень уважают сотрудников, которые сосредоточены на задаче и не распыляются на все вокруг. После того как он поймет, что вы «крепкий орешек» уважение и ближайшее повышение вам обеспечено! 
8. Долгосрочное планирование. Планы дня – это краткосрочное планирование, а планы недели, месяца, года – долгосрочное. Часто мы знаем задачи, которые нам предстоят в ближайшем будущем, будь то какие-то выставки, семинары, отчеты и т.п. Если вы знаете, что произойдет наперед, запишите это в ваш ежедневник, чтобы заранее забронировать время, не забыть и подготовиться. Таким образом вы сможете распределить вашу нагрузку и свободное время. Предположим, вы знаете, что через полгода состоится отраслевая выставка, на которой вам необходимо быть. Многие скажут: «Ок, это через полгода, запомню!» И уже через несколько дней данная информация вылетит из головы, а тут лето, отпуска, вы планируете поездку со своей семьей, бронируете отели, покупаете билеты и вдруг – ВЫСТАВКА! Начальство вас не отпускает, вы расстроены, в семье конфликт. Всего этого можно было избежать, просто записав в ежедневник – заранее… 
9. Итоги дня. Всегда подводите итоги своего планирования, это как работа над ошибками, позволяет выявить слабые места в самом процессе планирования и внести необходимые коррективы. Пересмотреть задачи, перенести невыполненное и запланировать что-то дополнительное, возникшее по ходу дня. А если вы, наоборот, все выполнили, сроки соблюдены, рабочий день подходит к концу, а вы встречаете его не в аврале – есть повод похвалить себя. Хвалить себя очень важно для мотивации на будущее, удовлетворения потребностей, да и просто приятные слова в конце рабочего дня, пусть даже от себя любимого, всегда хорошо. Выход с позитивным настроем с работы, дает гарантию хорошего и доброго вечера.

А в заключении только одно: если вы хотите все успевать, выполнять свои обязанности максимально быстро, эффективно, заканчивать рабочий день вовремя, иметь достаточно времени на себя, семью и просто наслаждаться жизнью – применение всех перечисленных методов тайм-менеджмента станет вашей суперсилой! Не будем тянуть время, начнем их практиковать сразу же, потому что как говорил Бенджамин Франклин: «Время-деньги!»